ERP systémy pomáhajú malým a stredným podnikom
Výrobcovia ERP systémov sa dnes snažia cieliť predovšetkým na stredne veľké a malé spoločnosti. Veľké firmy sú totiž podnikovými informačnými systémami dávno vybavené a presvedčiť ich k zmene je takmer nemožné. Malé a stredné podniky naproti tomu často ucelené riešenie doteraz nemajú alebo s ním nie sú úplne spokojné a tak je tu neporovnateľne väčšia šanca a potenciál pre získanie nového zákazníka. Mnoho výrobcov sa tak primárne orientuje práve na tento typ firiem.
Výskumy tiež ukazujú, že implementácia ERP systému rozhodne umožňuje menším podnikom získať konkurenčnú výhodu. Väčšina z týchto menších firemných zákazníkov potom zavádza ERP, pretože rýchlosť ich rastu, množstvo zákaziek, objednávok, faktúr a všeobecne dát na spracovanie prináša veľký tlak na existujúce informačné systémy.
Významný argument pri rozhodovaní o zavedení ERP systému do spoločnosti sa točí okolo nákladov. Vzhľadom k tomu, že ERP systémy môžu stáť státisíce korún a viac, nehovoriac o ďalších nákladoch na ich implementáciu a údržbu, má mnoho firiem obavy, či sa im investícia do uceleného informačného systému oplatí. Tohto problému sú si výrobcovia ERP systémov vedomí, a tak v súčasnosti obvykle vytvárajú a ponúkajú systémy, ktoré klientom umožňujú vybrať si svoj variant modulov na mieru. Predovšetkým menšie firmy a živnostníci si môžu zvoliť iba tie moduly ERP systému, ktoré ku svojej obchodnej činnosti potrebujú – nemusia tak platiť za celé komplexné riešenie .
Prednosťou ERP systémov v prípade malých a stredných podnikov je predovšetkým schopnosť pokryť drvivú väčšinu firemných potrieb a procesov. SMB spoločnosti používajú jednotlivé programy pre vedenie účtovníctva, miezd, správu objednávok, sledovanie zásob alebo pre správu a obeh dokumentov. Používanie viacero rôznych softwarových platforiem pre jednotlivé procesy sa však časom môže ukázať ako zložité, časovo náročné a náchylné k chybám najmä pri prenášaní dát medzi jednotlivými softwarmi.
Veľkou výhodou ERP systémov je oproti tomu eliminácia viacnásobného “ ručného “ zadávania dát, centralizácia a štandardizácia informácií, ktoré využívajú všetky oddelenia spoločnosti. ERP tiež môže uľahčiť transport dát, ktorý sa predtým musel vykonávať ručne a informácie tak neboli k dispozícii v reálnom čase. Výskumy takisto uvádzajú výrazný pokles chybovosti pri zadávaní dát do systému, najmä vďaka lepšej kontrole dát. Správne naprogramovaná jednotná databáza neumožní vloženie nesprávnych údajov.
Medzi ďalšie merateľné obchodné výhody pri zavedení ERP systému patrí zníženie prevádzkových a administratívnych nákladov, zlepšenie v oblasti včasnosti a úplnosti dodávok zákazníkom a dodržiavanie plánov výroby. Optimalizácia stavu zásob potom zabezpečí viac voľného cash – flow, ktorý je k dispozícii na iné účely. Zároveň je tak dosiahnuté zníženie nákladov na výrobu a dosiahnutie vyššej ziskovosti. Kvalitný cash – flow management ERP systémov umožňuje takmer automatické vybavovanie záväzkov a pohľadávok.
Optimalizácia obchodných procesov v spoločnosti taktiež zvyčajne umožňuje zníženie počtu zamestnancov, pretože sú ľudské zdroje využité efektívnejšie a produktívnejšie. Pracovné sily vo vnútri podniku môžu byť prerozdelené, čo umožní dosiahnutie lepších výsledkov firmy ako celku.
Jednotný informačný systém tiež uľahčuje tvorbu firemných reportov, obchodných správ, prezentácií a analýz a prináša tak výraznú časovú úsporu. Najmä v menších firmách často nie sú na tvorbu týchto dokumentov zamestnanecké kapacity, prehľady nemajú ucelenú formu a veľmi ťažko sa vyhodnocujú či porovnávajú. Naproti tomu moderné ERP systémy vytvoria dokumenty na podporu rozhodovania automaticky, v prehľadnej forme na základe údajov z databáze .
Veľmi významným faktorom pre zavedenie ERP je tiež výrazné zvýšenie bezpečnosti firemných informácií – účtovných dát, informácií o klientoch i dôverných interných materiálov.
Niektorí výrobcovia ERP systémov ponúkajú v rámci svojich služieb aj tzv. outsourcing, teda možnosť využívať informačný software, ktorý je prevádzkovaný na externom výkonnom serveri. V praxi to znamená, že klient sa prostredníctvom vybranej technológie pripája k dátovej základni informačného systému, ktorej vlastníkom a správcom je outsourcingová spoločnosť. Tá potom na základe zmluvného vzťahu poskytuje užívateľovi komplexnú starostlivosť a servis informačného systému a tiež preberá všetku zodpovednosť za prevádzku informačnej technológie a všetky úkony spojené s jej prevádzkou a údržbou.
Výhodou tohto riešenia je, že zákazník nemusí vlastniť server ani potrebný software – túto voľbu teda ocenia najmä menšie spoločnosti, ktoré nechcú kvôli zavedeniu ERP systému investovať nemalé čiastky do hardware vybavenia. Odpadá tiež nutnosť vykonávania záloh a správy siete. Zákazník má možnosť pripojenia k systému cez internet odkiaľkoľvek, vrátane mobilných zariadení. Pomocou outsourcingu je tiež vyriešená aj problematika decentralizovaných pobočiek. Zároveň je dosiahnuté výrazne vyššej rýchlosti, bezpečnosti a stability ( všetky výpočty prebiehajú na serveri ), a na pracovnú stanicu sa prenášajú iba údery klávesnice, obraz a prípadne tlačové úlohy.