Čo od podnikového informačného systému požadujú účtovné firmy?
Tradičný výrobca podnikových informačných systémov PREMIER system, a.s., zisťoval medzi svojimi zákazníkmi z radov účtovných firiem, aké nároky majú na svoj podnikový softvér. Od bežného firemného zákazníka sa ich potreby značne líšia. Uprednostňujú okrem iného jednoduchú spätnú editáciu dát, prácu so systémom i mimo aktuálne účtovné obdobie, outsourcing služieb a odborné účtovnícke znalosti programátorov na strane výrobcu systému.
Rôzne firmy podľa odboru podnikania majú na svoj podnikový účtovný a informačný systém rôzne nároky. Väčšina výrobcov podnikového software preto dodáva podľa zamerania a požiadaviek klienta špeciálne moduly napríklad pre odbor poľnohospodárstva alebo stavebníctva. PREMIER system, dodávateľ rovnomenného ERP systému sa v prieskume medzi svojimi zákazníkmi zameral na špeciálne požiadavky účtovných firiem, ktorým ponúka svoje účtovné brandžové riešenie. Z prieskumu medzi zákazníkmi PREMIER system z tejto oblasti vyplynulo 5 najčastejších požiadaviek.
1) Rýchlosť implementácie systému
Rýchlosť, s akou dokážu technici dodávateľa systém vo firme zaviesť, je kľúčová pre účtovné firmy bez ohľadu na ich veľkosť. Akékoľvek prestoje alebo výpadky systému, hoci krátkodobé, by pri správe účtovnej evidencie klienta ohrozili samotnú podstatu podnikania firmy. Zástupcovia účtovných firiem zvyčajne vyžadujú maximálne 2-3 týždne od navrhnutia do úspešného spustenia systému.
2) Odborná komunikácia s programátormi dodávateľa
Účtovné firmy vnímajú ako významnú pridanú hodnotu tiež dobré odborové znalosti na strane technikov a programátorov dodávateľa. Ak priamo programátor hovorí „rovnakou rečou“ ako zamestnanci účtovnej firmy, pozná ich každodennú agendu a orientuje sa v problematike, značne sa zrýchli proces zavádzania zmien v systéme a technická podpora. Odborové znalosti programátorov sa tiež prejavujú vo funkciách systému, jeho prehľadnosti a drobným vylepšeniam, ktoré značne spríjemňujú každodennú prácu účtovníkov.
3) Možnosti outsourcingu
Najmä dynamicky rastúce účtovné firmy s širším zákazníckym portfóliom dospejú do situácie, kedy zavedená podniková IT infraštruktúra prestane množstvo spracovávaných dát kapacitne zvládať. Mnoho firiem preto namiesto investícií do nového vybavenia zverí správu dát výrobcovia ERP systému. Šetria sa tým náklady na samotný HW a jeho správu, ale aj na energie a zabezpečenia IT vybavenia. Účtovným firmám outsourcing umožní tiež komunikáciu s vlastnými klientmi, ktorí môžu online posielať svoje doklady. Vyžadujú ho tiež účtovné firmy s viacerými pobočkami – jednotný vzdialený prístup uľahčuje ich prepojenie.
4) Jednoduchá editácia údajov a práca s viacerými účtovnými obdobiami naraz
Zákazníci z radov účtovnej firmy často riešia nutnosť úprav dokumentov v už uzavretých účtovných obdobiach, ich porovnávanie a tvorbu prehľadov aj mimo aktuálneho obdobia. Preto si vyžadujú kontinuálnosť systému bez „uzamykania“ už skončeného obdobia. S tým súvisí tiež jednoduchá evidencia účtovníctva pre zákazníkov, ktorí sa rozhodli pre vlastný fiškálny rok. Účtovné spoločnosti, ktoré majú v správe viac takýchto klientov, žiadajú prehľadnosť svojho systému a čo najjednoduchšiu editáciu začiatku a konca fiškálneho roka.
5) Rýchlosť zapracovania legislatívnych zmien a update systému
Ako už bolo spomenuté, na rozdiel od bežných firiem si správcovia účtovníctva viacerých subjektov nemôžu dovoliť akékoľvek prestoje vo svojom hlavnom odbore podnikania. V prípade odstávky ERP systému by došlo k ochromeniu činnosti firmy. Ako kľúčovú požiadavku preto uvádzajú okamžité zohľadnenie nových legislatívnych zmien, ktoré sú v tomto odbore na dennom poriadku. Samotný update systému požadujú čo najrýchlejší a automatický bez nutnosti manuálneho sťahovania dát a ich zdĺhavej inštalácie.
