Workflow podľa ERP PREMIER system – krok bližšie k plne bezpapierovej kancelárii
Podnikový a ekonomický informačný systém PREMIER predstavuje modul Workflow pre efektívnu správu obehu firemných dokumentov. Jeho funkcia firmám i živnostníkom prináša nielen úspory plynúce z konceptu „bezpapierovej kancelárie“, ale aj rad automatizovaných kontrolných mechanizmov. Vďaka nim sa v rámci schvaľovacieho procesu dostanú dokumenty vždy včas k zodpovedným ľuďom, nehrozí omeškanie a s ním spojené poškodenie obchodných vzťahov či pokuty.
Modul Workflow ERP systému PREMIER automatizuje a zefektívňuje obeh dokumentov vo firme a zároveň obmedzuje nutnosť zhotovovania, spracovania a skladovania klasických papierových dokumentov. Práca s dokumentmi v elektronickej podobe tak šetrí náklady na papier, tlač a skladovanie. Vďaka možnostiam pre zdieľanie majú zodpovední pracovníci prístup k dokumentom odkiaľkoľvek. Systém umožňuje tiež sledovať, kto k daným dokumentom pristupoval, kým boli zmenené a monitorovať ich schvaľovanie.
Modul Workflow zabezpečí kontrolu nad celým schvaľovacím procesom vrátane príslušných termínov. Vedúci pracovníci majú istotu, že u stanovených procesov nebol vynechaný žiadny definovaný krok a je zaistený lepší prehľad a kontrola nad obehom dokumentov. Vďaka automatizácii sa zároveň obeh dokladov urýchli a práca zamestnancov sa výrazne zjednoduší a zefektívni. Workflow počíta tiež s dôležitým faktorom, ktorým je neprítomnosť osôb podieľajúcich sa na schvaľovacích procesoch. V prípade dovoleniek alebo neplánovanej neprítomnosti (choroba a pod.) Systém umožňuje delegovanie právomocí. Modul nájde široké variabilné využitie vo všetkých typoch firiem naprieč rôznymi odbormi vzhľadom k možnosti tvorby akýchkoľvek – viacstupňových i paralelných – štruktúr schvaľovacích hierarchií.
Bezpapierová (alebo tiež automatizovaná) kancelária je pojem, s ktorým sa môžeme stretávať už viac ako dekádu. So zavádzaním stále dômyselnejšieho kancelárskeho softwaru, ekonomických informačných a účtovných systémov, mobilných zariadení, vzdialenému prístupu a cloudu sa zdá byť existencia klasických papierových dokumentov prežitkom. Zhotovovanie, uchovávanie, výmena a autorizácia ich digitálnej formy je oproti tomu stále ľahšia.
Prispieva k tomu aj legislatíva, ktorá digitalizácii firemnej agendy nahráva. V bežnej praxi tak firmy môžu využívať elektronické podpisy, dátové schránky, elektronické podanie, povinné registračné pokladnice. Došlo k zrovnoprávneniu faktúr v digitálnej aj papierovej podobe.
